Op het moment dat er een bedrag te vorderen is en dit bedrag niet of niet volledig wordt voldaan start de incassoprocedure.
Als er niet of niet op tijd betaald wordt, dan geldt de Wet Incasso Kosten (WIK). Deze wet geldt sinds 1 juli 2012, en geldt alleen voor “nieuwe gevallen”. Ofwel: voor vorderingen die zijn ontstaan na die datum.
Bij die Wet hoort het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke incassokosten. Het bevat regels ter normering van de vergoeding voor kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte. Klik hier voor het besluit.
Als men niet op tijd betaalt, en de betalingstermijn is verstreken, moet er een aanmaning worden gezonden door de schuldeiser. Die aanmaning wordt ook wel genoemd “de 14-dagen brief”.
In die aanmaning moet worden vermeld:
Dat deze brief is verzonden en ook daadwerkelijk door de schuldenaar is ontvangen, moet kunnen worden aangetoond.
Men kan voor de kosten, die men als schuldeiser moet maken om de vordering te incasseren, een vergoeding vragen. Die vergoeding wordt ook wel genoemd: incassokosten. Op 1 juli 2012 is de Wet Incassokosten in werking getreden, en een bijbehorend Besluit.
De wet geldt vanaf de datum van de wet, 1 juli 2012. In de wet staan regels over incassokosten in gevallen, waarin na 1 juli 2012 te laat is betaald. Dus: voor nieuwe gevallen van betalingsachterstand.
In het geval de schuldenaar (degene die een schuld heeft) in verzuim is, kan een schuldeiser ook wettelijke rente in rekening brengen.
De incassokosten zijn tegenwoordig (sinds 1 juli 2012) aan een maximum gebonden, en worden berekend volgens een staffel.
Let wel: er zijn maximumbedragen vastgelegd in de wet, geen minimumbedragen. Een schuldeiser mag ten voordele van de schuldenaar afwijken van deze regels. Een afwijkend beding in het nadeel van de schuldenaar is vernietigbaar, en kan door de rechter ook ambtshalve (uit zichzelf) opzij gezet worden.
Sinds de inwerkingtreding van deze wet wordt de vergoeding van incassokosten berekend als percentage van het bedrag dat de schuldenaar aan de schuldeiser is verschuldigd. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Het minimumbedrag aan incassokosten is € 40. Het maximumbedrag is € 6.775.
Als de schuldenaar een consument is, zijn partijen voor het vaststellen van de vergoeding voor incassokosten voor geldvorderingen uit overeenkomst gebonden aan deze rekenmethode.
Als de schuldenaar echter geen consument is, maar handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, kan bij overeenkomst van de wettelijke berekening van de incassokosten worden afgeweken.
Als er geen afspraken zijn gemaakt over incassokosten, dan geldt de wettelijke berekening van incassokosten.
| Geldbedrag/ Hoofdsom | % | minimum/ maximum |
| over de eerste € 2.500 | 15 % | minimum van € 40 |
| over de volgende € 2.500 | 10 % | |
| over de volgende € 5.000 | 5 % | |
| over de volgende € 190.000 | 1 % | |
| over het meerdere | 0,5 % | maximum van € 6.775 |
De incassokosten mogen slechts 1 maal in rekening gebracht worden. Is door de schuldeiser zelf al een bedrag aan incassokosten in rekening gebracht, en schakelt de schuldeiser vervolgens een incassobureau in, dan mag die niet nogmaals incassokosten in rekening brengen.
Heel eenvoudig: bijvoorbeeld op www.incassokostenberekenen.nl.